Politiques sur la vie privee

Politique de confidentialité et lignes directrices de BackCheck 
Afin de réaliser les requêtes quotidiennes de nos clients, BackCheck recueille des renseignements personnels sur les individus. Nous sommes résolus à fournir des services à l’enseigne de l’excellence et à protéger la vie privée des gens. La présente est une réponse méthodique à la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ).

1. Responsabilité 
Une organisation est responsable des renseignements personnels qu’elle gère. Par conséquent, elle doit désigner une ou des personnes qui devront s'assurer du respect des principes énoncés ci-dessous.

BackCheck assume l’entière responsabilité des renseignements qui lui sont fournis par ses clients. Nous avons nommé un agent à la protection de la vie privée, qui est responsable de veiller au respect de ces principes au sein de son organisation. BackCheck exige que tous ses clients signent l’« Accord sur le respect de la vie privée et conditions générales de service », lequel reconnaît l’importance de normes strictes quant au respect de la vie privée et la responsabilité. BackCheck assure la formation continue de son personnel et leur rappelle constamment l’importance de protéger les renseignements personnels. Chacun des représentants de BackCheck a été passé au crible et a signé une convention de confidentialité. Nous avons conclu des ententes avec des tiers qui peuvent être appelés à traiter des renseignements dans le cadre de vérifications d’antécédents. BackCheck s’assure que tous ces tiers respectent les principes de la LPRPDÉ.

2. Détermination des buts de la collecte de renseignements 
Les buts pour lesquels des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminés par l'organisation avant ou au moment de la collecte.

BackCheck a développé des formulaires de consentement qui identifient clairement les raisons pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis. En général, on recueille ces renseignements dans le but de compléter les différentes actions requises pour une vérification d’antécédents dans le cadre d’un processus d’embauche. Seuls les renseignements personnels requis pour compléter le(s) service(s) sont recueillis avant de mener les recherches. La raison qui motive la demande de divulgation doit obligatoirement et clairement être exposée par écrit.

3. Consentement 
Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concerne et doit y consentir, à moins que les circonstances ne s’y prêtent pas.

BackCheck recueille des renseignements personnels pour les raisons clairement établies dans ses formulaires de consentement fournis à ses clients. BackCheck ne complète aucun service sans que l’accord écrit du candidat n’ait été examiné par notre bureau. Nous avons obtenu un avis légal quant à la conformité de nos formulaires de consentement avec ce principe. Sur demande, tout client qui aurait besoin d’être rassuré à cet effet pourra être référé à l’un de nos conseillers juridiques. En conclusion, les renseignements recueillis sont seulement divulgués aux parties spécifiées sur le formulaire de consentement.

4. Limite de la collecte 
L'organisation ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite. Les renseignements personnels sont recueillis au moyen de formulaires de consentement clairs et se limitent à ces renseignements requis pour procéder à des vérifications d’antécédents. BackCheck recommande à ses clients de recueillir les renseignements d’une façon équitable et légale, en conformité avec l’environnement et le processus d’embauche de chaque client.

5. Limite de l'utilisation, de la communication et de la conservation 
Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. Les renseignements personnels seront seulement conservés pour la période de temps nécessaire à la réalisation des intentions prédéterminées.

BackCheck utilise seulement les renseignements sur l’identification des personnes à des fins spécifiées dans ses formulaires de consentement, signés par les candidats dans le cadre d’un processus d’embauche. BackCheck ne fournit des renseignements personnels sur les individus qu’à des clients approuvés, qui ont été jugés comme étant des entreprises de bonne réputation. BackCheck ne divulgue aucun renseignement personnel à des individus autres que ceux qui sont clairement désignés par ses clients.

Pour certains services que nous rendons, les documents faisant état du consentement sont conservés pendant une période de 3 ans, en cas d’audit, selon une entente conclue avec les services de police canadienne. Les résultats des vérifications d’antécédents sont supprimés de notre base de données selon les instructions de nos clients, qui déterminent la période de temps pendant laquelle ils peuvent avoir besoin d’un accès à ces renseignements.

BackCheck conserve les renseignements personnels dans la plus stricte confidentialité et n’utilise pas ces renseignements à des fins autres que celles clairement définies dans les formulaires de consentement signés par le candidat. Les renseignements qui ne peuvent permettre d’identifier des personnes spécifiques pourront être utilisés à des fins de statistiques. BackCheck encourage tous ses clients à maintenir des protocoles stricts quant à l’accès, au stockage et à la destruction des renseignements recueillis dans le cadre d’une vérification d’antécédents.

6. Exactitude 
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Les renseignements soumis par les candidats et/ou les clients de BackCheck sont transférés dans une base de données sécurisée. Au fur et à mesure qu’elle effectue les actions requises pour une vérification d’antécédents, BackCheck vérifie et contre-vérifie l’exactitude des résultats obtenus.

7. Mesures de sécurité 
Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité appropriées à leur degré de confidentialité. BackCheck a mis en place un système de sécurité perfectionné pour sauvegarder les renseignements personnels de ses clients, ainsi que ceux de leurs employés et candidats. Notre système sécurisé de livraison en ligne est protégé par un mot de passe, ce qui fait en sorte qu’aucun individu non autorisé ne puisse accéder aux renseignements personnels.

Tous les employés de BackCheck ont été passés au crible. De plus, dans notre bureau, l’accès à l’information est toujours en fonction des besoins déterminés. Les tierces parties qui peuvent fournir de l’information afin de compléter les services de vérification d’antécédents ont également été prudemment sélectionnées. Ces organisations ont mis en place des politiques de respect de la vie privée, qui sont en accord avec ces principes.

8. Transparence 
Une organisation doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques, concernant la gestion des renseignements personnels, soient facilement accessibles à tous. Cette politique est disponible en ligne pour les employeurs, les employés ou les candidats à un poste. Nous pouvons également transmettre une copie papier par courrier à toute personne qui en ferait la demande. BackCheck ne fournit aucune information à des filiales. BackCheck conserve une copie des formulaires de consentement signés par les candidats ainsi que les résultats des actions menées dans le cadre de vérifications d’antécédents.

9. Accès individuel aux renseignements personnels 
Une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence des renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et de leur divulgation à des tiers. De plus, l’organisation permettra à toute personne qui en fait la demande de consulter ces renseignements. Tout individu pourra également contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et les faire modifier, le cas échéant.

BackCheck offre la possibilité aux individus de prendre connaissance, de contester et, le cas échéant, de modifier les informations si cela s’avérait approprié de le faire. BackCheck a en place un protocole strict d’identification des personnes ayant accès aux renseignements contenus dans ses fichiers.

10. Contestation de la conformité 
Toute personne qui le désire doit être en mesure de pouvoir se plaindre de la non-conformité, avec les principes énoncés ci-dessus, en communiquant avec la ou les personnes responsables de les faire respecter au sein de l'organisation concernée.

BackCheck fournit l’accès aux personnes pour examiner, contester et, si justifié, modifier les renseignements si cela s’avérait approprié de le faire. BackCheck a en place un protocole strict d’identification des personnes ayant accès aux renseignements dans ses fichiers. Si des modifications étaient nécessaires, toutes corrections ou amendements qui seraient effectués seraient alors transmis à l’utilisateur final, soit celui ayant initialement commandé la demande de vérification d’antécédents. Si la contestation ne pouvait être résolue, celle-ci serait documentée et l’utilisateur final en serait informé.

L’agente à la protection de la vie privée de BackCheck est disponible pour recevoir toutes plaintes écrites ou verbales. BackCheck prendra toutes les mesures nécessaires afin de résoudre les plaintes légitimes. Si vous avez des questions, veuillez envoyer un courriel à privacy@backcheck.net.